במהלך שנת הבדק יש לפנות לחברה הקבלנית שממנה נרכשה הדירה ולמסור דיווח בכתב אודות הליקויים ואי ההתאמות שקיימים בדירה.
חשוב מאוד לתעד את הפניות שנעשות לקבלן בקשר לכל אחד מהליקויים בדירה. בדומה לכך, חשוב גם לתעד את עצם הניסיונות של הקבלן לתקן את הליקויים בדירה.
תיעוד כזה רצוי שיכלול את הדברים הבאים:
- תמונות ו/או סרטוני וידאו של הליקויים עצמם, שממחישים את קיומו של הליקוי, את מיקומו של הליקוי וכן את ההשפעה של אותו ליקוי על יכולת השימוש בדירה.
- עותק דיגיטלי או פיזי של הפניות בכתב אל הקבלן, ואסמכתא על משלוח הפנייה לקבלן בתאריך מסוים. לדוגמא: אישור משלוח פקס; אישור משלוח דואר רשום וקבלתו אצל הנמען- החברה הקבלנית; תדפיס תכתובת בדואר אלקטרוני עם הקבלן, שבה הקבלן מאשר במייל חוזר את קבלת הפנייה אליו; הקלטת שיחות טלפון עם נציגי החברה הקבלנית.
- תמונות ו/או סרטוני וידאו של עבודות התיקונים בדירה. מומלץ לערוך סיכום של משך העבודות ומהותן, כמות הפועלים שלקחו חלק בעבודות וכן כל פרט רלבנטי אחר בקשר לביצוע העבודות, ולשלוח עותק מהסיכום בסמוך או תוך כדי ביצוע העבודות, למשרדי הקבלן.